Cesión de datos de los familiares de empleados

5 noviembre, 2019

La cesión de datos de los familiares de los empleados, entendiendo como tales, a los miembros de su unidad familiar, ha de regirse por la normativa en materia de protección de datos de la Unión Europea y la normativa nacional, siendo así que se extrapola fuera del ámbito que rige la relación contractual entre empleador y empleado.

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Por ello, la finalidad y la legitimación del tratamiento de los datos de los familiares de los empleados han de estar claramente fundamentadas, siguiendo para ello los requisitos que impone la normativa de protección de datos.

Hay que tener en cuenta que, de acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos, la ejecución o continuidad del contrato laboral no podrá supeditarse a que el interesado preste su consentimiento para que sus datos sean tratados para finalidades distintas o que no guarden relación con el mantenimiento, desarrollo o control de la relación contractual.

El responsable del tratamiento tiene la obligación de informar a las personas interesadas sobre las circunstancias relativas al tratamiento de sus datos; dicha información se debe poner a disposición de los interesados en el momento en que se soliciten los datos, previamente a la recogida o registro, si es que los datos se obtienen directamente del interesado.

En el caso de que los datos personales se refieran a los familiares de los empleados, el solicitante debe justificar que se solicitan por razón de la existencia de la relación laboral, y el contrato de trabajo constituye el medio adecuado para plasmar la información relativa a los tratamientos.

Si los datos se solicitaran posteriormente, esa justificación se informará mediante una comunicación especial al efecto.

En este sentido, ya sea en el contrato de trabajo o en la comunicación posterior, ha de constar:

  1. El sometimiento del solicitante al Reglamento Europeo y las normas nacionales de Protección de Datos.
  2. La finalidad del tratamiento de los datos personales que se solicitan, que ha de ajustarse a las características de la relación contractual que se establece.
  3. Que el tratamiento de esos datos personales quedará sometido al cumplimiento de las obligaciones impuestas al solicitante, incluso cuando se cedan a terceros para su gestión.

Para el tratamiento de datos personales complementarios que se soliciten después de la celebración del contrato inicial, se tendrá que recabar el consentimiento del empleado, atendiendo a la finalidad de dicha solicitud, salvo que el solicitante esté amparado por el interés legítimo, por tratarse de datos necesarios. En todo caso, el empleado ha de ser informado de la finalidad de dicha petición de datos.

Debe verificarse, por tanto, que esta información consta en los contratos laborales ya existentes y, si no constara o constara incompleta, se habrá de proporcionar dicha información, del mismo modo que si se hubieran de solicitar datos adicionales a los ya facilitados anteriormente, tanto referentes al empleado como a sus familiares.

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Melanie Díaz Pinedo  Abogado

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